GPS Manager — Notice d'utilisation

GPS Manager accompagne le manager pendant la gestion de quart.

Son rôle :suivre les zones de danger pour déterminer le potentiel, qui deviendra la prévision de la semaine suivante.

À retenir

Un bon rush, c'est un potentiel à zéro : chaque client est servi au moment où il se présente.

Sinon, faute d'effectif ou de production, le client repart (parfois pour de bon) ou revient plus tard : on crée alors des pointes — les clients non servis se reportent sur les quarts d'heure suivants, qu'on absorbe encore moins bien.

Ouvrir l'outil — rien à installer

GPS Manager fonctionne dans le navigateur, sans compte ni installation. Il suffit d'ouvrir le lien : https://gpsnord.com/restaurant/4-manager/app/

On y accède aussi depuis le portail gpsnord.com : Espace restaurant → Gestion de quart → APP GPS Manager. Et dans l'app, le bouton 🧭 GPS Nord de l'en-tête ramène au portail.

Il marche aussi bien sur Safari (iPhone / iPad) que sur Edge ou Android.

Sur iPhone / iPad

Ouvre le lien dans Safari.
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Choisis « Sur l'écran d'accueil ».
Une icône apparaît : un appui lance l'outil.

Sur ordinateur

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Aucune installation, aucun compte.

Vue d'ensemble

Un quart, trois étapes

Chaque étape garde sa couleur dans toute l'app et dans cette notice. Le plan d'action, lui, est violet : il traverse les trois étapes.

1 Préparer le quart

Avant le rush, tu règles :

La plage horaire du rush (par ex. 11h–14h le midi, 18h–21h le soir).
Le manager de quart et — nouveau v4.0 — le vérificateur : la personne qui remplit l'outil pendant le quart. Le manager peut être quelqu'un d'autre.
Nouveau v4.0 : un champ Événement particulier pour noter ce qui a pesé sur le service (météo, panne, événement local…). Il est repris dans l'analyse, le mail, l'impression et l'export.
Les transactions prévues et le niveau visé pour chaque quart d'heure : l'outil les préremplit automatiquement avec la moyenne de tes 12 derniers quarts du même jour et même service — de quoi couvrir un cycle complet début / fin de mois. Chaque valeur passée affiche sa date, et un avertissement signale les ¼h sans historique utilisable ou une période de rush différente de celle des quarts passés. Tu gardes la main pour les ajuster.
Les photos des tableaux de niveaux (ligne grillée, ligne frites), pour un suivi simplifié pendant le quart.
Les temps de service de la semaine précédente (OEPE drive, R2P salle), relevés sur la période du rush (11h–14h) et non sur une seule heure.

À retenir — le niveau

Un niveau couvre environ 10 à 15 transactions par quart d'heure.

C'est un équilibre : démarrer un niveau avec trop peu de transactions envoie des produits en perte ; le monter trop tard crée des ruptures et des clients qui attendent.

2 Piloter le rush

C'est le cœur du quart. Pendant le rush, tu photographies en un appui ce que tu as sous les yeux — aucune saisie longue : on capture sur le moment, on analyse au calme ensuite.

À retenir — le contrôle décalé

Contrôle à

11h45

pour le ¼h de 11h30 → 11h45
Prévu : 0 transactions · Niveau prévu : 0

L'heure affichée en grand est l'heure de contrôle : à 11h45, tu contrôles le quart d'heure 11h30 → 11h45 qui vient de s'écouler.

Ne pas confondre l'heure de contrôle et le quart d'heure contrôlé : sinon les relevés se décalent et faussent toutes les données.

Pour chaque quart d'heure, tu procèdes dans l'ordre :

Contrôler les zones de danger, photo à l'appui.
Contrôler les temps d'initiation, à garder sous 70 s (relevé sur le dashboard).
Noter les temps de service du quart d'heure (sur le dashboard).
Noter les transactions réelles.
Déterminer le potentiel du quart d'heure.

Chaque étape en détail

Les trois premières étapes sont des contrôles : chacun a une photo indispensable (la plus importante). Les deux dernières sont des saisies. Nouveau v4.0 : chaque bloc commence par sa photo — Look & Cook pour les zones de danger, écrans pour le temps d'initiation, dashboard pour le temps de service. On la prend d'abord, plus besoin de descendre en bas de l'écran.

1 Zones de danger

Ligne grilléeAs-tu le nombre de viandes minimum du niveau ? (à ne pas confondre avec le Look & Cook)
Ligne frits — bon nombre de tiroirsProduction silencieuse : as-tu le bon nombre de tiroirs ?
Ligne frits — nombre de tiroirs videsNouveau v4.0 : un compteur pour relever les tiroirs vides, donc à replonger. Le cumul est repris dans le mail de synthèse.
Frites — paniers à plongerAs-tu le bon nombre de paniers plongés ?
Frites — poste d'emballageLes frites sont-elles préparées au poste d'emballage ?
BoissonsSont-elles faites à la commande ?
RupturesConséquence d'une zone de danger : on compte un sandwich en attente = une rupture (deux sandwichs en attente = deux ruptures, même protéine identique).

Tenu

Non tenu — transactions manquées

Non renseigné

Photo cléLe Look & Cook.

2 Temps d'initiation

Norme : 50 s, à garder sous 70 s. Au-delà, on prend du retard sur les commandes suivantes — donc du potentiel.

Photo cléL'écran QUAD (les autres écrans servent de secours si le QUAD est en panne).

3 Temps de service

OEPE drive (norme 120 s) et R2P salle (norme 90 s), comparés à la semaine précédente. Le Dashboard regroupe les temps de service et les temps d'initiation au quart d'heure — alors que les écrans en cuisine repartent du début de l'heure, pas du quart d'heure.

Photo cléLe Dashboard.

4 Transactions réelles

Le champ est pré-rempli avec ton prévu — tu ajustes à la hausse ou à la baisse.

⚠️ Une transaction est rattachée au quart d'heure où le 1^er produit a été tapé : ton réel peut donc encore monter quelques minutes après la fin du quart d'heure.

5 Potentiel

Le potentiel = tout client ou commande qui attendait sans être pris en charge. L'outil l'additionne à ton réel pour proposer ton potentiel.

Tu comptes l'attente sur trois sources :

Écrans d'initiation — les clients en attente derrière la commande en cours (la commande en cours compte pour 0).
Drive — les voitures en attente derrière la prise de commande (celle qui commande ne compte pas).
Bornes — les clients en attente derrière une borne occupée (celui qui commande ne compte pas).

Personne en attente ? Tout ce qui se présentait a été pris en charge : ton potentiel ≈ ton réel (0).

Le potentiel retenu (réel + attente) est un total proposé que tu peux toujours corriger, à la hausse ou à la baisse.

Les photos

Au-delà des trois photos clés (Look & Cook, QUAD, Dashboard), les autres photos sont optionnelles — pour appuyer un constat précis :

Tables à garniture — le 2 par 2 est-il respecté ? (pas trop de sandwichs d'avance)
UHC — le niveau de l'UHC.
Frites — l'état du poste frites.

Un appui sur une image l'ouvre en plein écran ; le bouton vert ✓ permet de reprendre la photo.

Toutes les photos sont réunies dans l'analyse, du début à la fin du rush.

Le débrief reste possible même si le directeur n'était pas présent — et c'est un excellent support pour accompagner un nouveau manager, image par image.

Astuce — les temps de service et les transactions peuvent être relevés en direct, sans attendre les données consolidées, via l'application Acrelec Timer : onglet Dashboard, en filtrant sur la période du rush (11h–14h ou 18h–21h). Pense à vérifier que tu as bien les accès à Acrelec Timer ; sinon, demande-les.

3 Analyser le quart

En fin de rush, on compare le réel au potentiel. Deux éléments sont à récupérer ici : le tableau des objectifs du restaurant et les temps de service réels sur la période. Tu renseignes aussi le nombre de commandes forcées relevé sur la balance — au Drive et en LAD (livraison à domicile) : ce sont les commandes validées malgré un écart de poids signalé, à maintenir sous 20 %. Nouveau v4.0 : le bloc Photos pour l'analyse passe en tête, et l'événement particulier saisi en préparation apparaît à côté de l'effectif puis remonte dans tous les rapports.

1 Zones de danger rencontrées

À partir de tes observations, l'outil classe automatiquement les quarts d'heure par ordre d'importance, du plus critique au moins critique :

🔴 Critiquedu potentiel manqué + une rupture.
🟠 Gravedu potentiel manqué + une zone de danger non tenue.
🟡 À surveillerdu potentiel manqué + un temps de service au-dessus de la référence.
🔵 Potentiel inexpliqué côté cuisinedu potentiel, mais la production a tenu : l'origine est ailleurs.
⚪ Plus de peur que de malune zone de danger ou une rupture, mais aucune transaction manquée : le souci était là, sans conséquence cette fois.

2 Quelle est la cause ?

Tu as identifié du potentiel ; reste à en déterminer la cause. Pour chaque zone de danger rencontrée, l'outil te propose de cocher une cause probable : manque d'effectif, problème de formation, panne, événement externe, ou cause inconnue. C'est tout le principe de l'analyse : un potentiel identifié, puis sa cause.

3 Débrief du quart — points forts / axe(s) d'amélioration

🎯 Réalisation des objectifs (nouveau v4.0) : en tête du débrief, l'outil rappelle le plan fixé au quart précédent et demande s'il a été tenu — Atteint / Non atteint + commentaire. Avant de bâtir le plan suivant, on vérifie le précédent. La réponse est reprise dans le mail et le PDF.

Tu passes ensuite en revue les leviers du quart et marques, pour chacun, un 👍 point fort ou un 🔧 axe d'amélioration, en y ajoutant tes commentaires. Nouveau v4.0 : la cause et l'action choisies apparaissent immédiatement dans le plan d'action, sans quitter l'écran — et le plan s'affiche en violet, la couleur qui traverse les trois phases.

La boucle est bouclée : les axes d'amélioration deviennent un plan d'action mémorisé pour ce restaurant. À l'ouverture du quart suivant, dès que tu choisis le restaurant, un encart 📌 Plan d'action du dernier quart s'affiche en haut de la préparation — exactement comme l'« axe(s) d'amélioration en lien avec le précédent quart » de la feuille de débrief. Dans cette analyse, le plan est visible des deux côtés : le plan du quart précédent est rappelé en haut, et le nouveau plan que tu viens de définir apparaît en bas, après le débrief.

4 Export

Nouveau v4.0 : les actions sont numérotées dans l'ordre conseillé — 1 Mail · 2 PDF · 3 CSV (« Exporter l'analyse » a été retiré).

1 · Envoyer le résumé ✉️ MailNouveau v4.0 : le mail est restructuré en trois parties — 1 Préparation du quart, 2 Le rush, 3 Analyse du quart — séparées par un bandeau. Il reprend le manager, le vérificateur, l'événement particulier, l'effectif, les références de la semaine précédente et le cumul des tiroirs vides. Aucune photo : c'est une synthèse.
2 · Imprimer / PDF 🖨 PDFProduit l'analyse complète avec l'intégralité des photos et images. C'est le seul format qui conserve les photos — à stocker et à garder.
3 · Exporter le tableau (CSV) 📤 CSVRécupère les tableaux des zones de danger pour Excel. Les deux colonnes de la ligne frits sont distinguées : ZD frits / niveau et ZD frits / vides.

Réglages & repères pratiques

Réglages avancés (⚙️)

Le bouton ⚙️ ouvre des réglages facultatifs qui font gagner du temps :

Mes restaurants & mes managersenregistre-les une fois : les champs deviennent des listes déroulantes et les noms restent identiques d'une fois sur l'autre (utile pour retrouver l'historique).
Causes de potentielajoute tes causes récurrentes propres au restaurant (sortie d'école, marché, travaux…).
Mes leviers de débriefajoute tes propres leviers à la liste de base du débrief.
Réinitialiser l'historiquerepart d'un historique vierge sur l'appareil.

⚠️ Réinitialiser l'historique est irréversible. Une fois l'historique effacé, tout est définitivement perdu — aucun retour en arrière possible.

Reprise, confidentialité, hors ligne

GPS Manager sauvegarde automatiquement le quart en cours : si l'écran se verrouille en plein rush, tu reprends là où tu t'étais arrêté. Tout est stocké intégralement sur l'appareil utilisé (téléphone, tablette ou PC), dans le navigateur — rien n'est envoyé sur un serveur. Si le réseau est coupé, un bandeau hors ligne te rassure : tout reste enregistré.

Bon à savoir : la sauvegarde locale sert à reprendre un quart interrompu, pas à archiver. Pour garder une trace partageable, c'est l'export qui fait foi.